Pour suivre et gérer vos commandes, rendez-vous, une fois connecté à votre espace, dans la rubrique "Commandes".
Si vous n'avez pas encore reçu de commande, l'écran sera vide.
L'écran vous présente l'ensemble des commandes que vous avez reçues. Elles sont triées selon leur statut :
Les commandes "Reçue(s)" correspondent aux commandes qui vous seront payées à la livraison (chèque ou espèces, en fonction des options que vous avez choisi). Nous les avons volontairement séparé des commandes payées en CB (qui arrivent directement au statut "À préparer" (pour vous laisser le choix de les accepter).
Les commandes "À préparer" portent bien leur nom, vous les avez bien reçues ou validées, ne reste plus qu'à sortir les produits de vos stocks !
Les commandes "Prête(s)" sont préparées et il ne reste plus qu'à les distribuer à vos clients.
Les commandes "Terminée(s)" ont été distribuées aux clients. Par défaut, elles sont masquées, vous pouvez néanmoins les "ajouter au filtre" pour consulter votre historique.
Les commandes "Annulée(s)" portent aussi bien leur nom. Par défaut, elles sont masquées, vous pouvez néanmoins les "ajouter au filtre" pour consulter votre historique.
Chaque commande va donc être triée en fonction de son statut, les commandes les plus récentes étant en haut de liste, les plus anciennes en bas de la liste.
Chaque commande est représenté par son cartouche, qui va résumer toutes les informations importantes :
Trois actions sont possibles pour chaque commande :
- l'annuler : en procédant ainsi, vous devez contacter le client pour le prévenir. Si la commande a déjà été réglée par carte bleue, vous devez vous rendre sur votre compte Stripe pour procéder au remboursement de la commande.
- passer la commande au statut suivant (Règlement effectué, Commande prête, terminée, etc.). Cela déclenchera l'envoi d'un mail automatisé au client pour le prévenir de l'avancement de la commande.
- détails de la commande : il vous permet de visualiser le contenu détaillé de la commande en cliquant sur l'œil sur le cartouche de la commande qui vous intéresse.
Passer une commande à un autre statut
Pour cela, rien de plus simple, cliquez sur le cartouche de la commande qui vous intéresse et glissez-le vers le statut suivant (en maintenant le clic enfoncé).
Relâchez le clic lorsque le cartouche est arrivé au niveau du statut désiré. Une demande de validation apparait ("oui" pour valider, "non" pour annuler l'action).
La vue préparation de commandes
Cette dernière vue par produit s'avère pratique pour préparer vos commandes.
En haut à gauche, cliquez sur le tableau à gauche du filtre "12 derniers mois" pour accéder au tableau de préparation des commandes (en bleu sur la vue ci-dessus).
La vue proposée est celle d'un tableau, exportable au format Excel (si vous voulez l'imprimer par exemple, cliquez sur "Exporter"). Il résume l'ensemble des produits à sortir de vos stocks pour préparer les commandes reçues.
Les commandes déjà terminées ou au statut Reçue(s) ne figurent pas ici puisque elles sont n'étant pas encore acceptée par vos soins ou alors parce qu'elles sont déjà terminées.
Chaque ligne représente un produit commandé dans une ou plusieurs commandes.
La première colonne indique la catégorie de produit (si vous l'avez renseignée dans vos paramètres).
La seconde colonne "Quantity" vous indique la quantité de produits à sortir du stock.
Unit rappelle l'unité de mesure du produit.
Stock indique le stock restant du produit après avoir terminé la commande en cours. Un produit hors stock ne peut être commandé.
Name indique le nom du produit.
Ensuite chaque numéro correspond à un numéro de commande à traiter. Pour chaque commande vous retrouvez le détail des produits.
Pour illustrer : le produit dont le nom est Bière ambrée 75cl (seconde ligne) est concerné par trois commandes (numéros 253, 249 et 250), pour ces trois commandes, 6 pièces sont à sortir du stock et à répartir par commande (4 unités pour la commande 253, 1 pour la 249 et 1 pour la 250).
Il ne vous reste plus qu'à retourner préparer vos commandes :)