Pour gagner du temps et ne pas oublier de contacter vos clients, l'envoi des mails de suivi de vos commandes est automatisé.
Une fois le premier paramétrage effectué, vous n'aurez que très rarement besoin de les retoucher et surtout vous économiserez du temps à ne pas devoir les envoyer vous-même. De fait, il convient de passer un peu de temps au départ pour bien régler ces envois de mails.
Une fois connecté, rendez-vous dans "Paramètres" puis "Emails".
Plusieurs mails automatisés sont à personnaliser avant d'ouvrir votre boutique (par défaut un modèle de mail est proposé par Okolo, il n'est pas personnalisé mais permet d'informer les clients si vous n'avez pas eu le temps de personnaliser les modèles).
Cliquez sur "Modifier" sur chacun des mails correspondants aux étapes d'une commande. Un éditeur de mail apparait, personnalisez-le à loisir (informations sur le traitement de la commande, les modalités de retrait, sur vos dernières nouveautés, etc.). Pensez à "Enregistrer" après avoir modifier le modèle :)
L'opération est à répétée pour les modèles de mails suivants :
Lorsque vous recevez une commande payée en carte bleue en ligne : PAIEMENT REÇU
Dans ce premier cas, le client a terminé sa commande en payant en carte bleue. Il va recevoir un premier mail de la part de l'intermédiaire bancaire validant le paiement, puis un second, le vôtre, indiquant que vous avez bien reçu sa commande.
Le modèle de mail est personnalisable et nous vous recommandons d'y insérer plusieurs éléments :
- une estimation du délai de préparation ("votre commande sera prête d'ici deux à trois jours" par exemple) ;
- un rappel de vos modalités de retrait et/ou de livraison (adresses, horaires, appel téléphonique pour prévenir de votre passage, etc.) ;
- un message de remerciement, ou vos dernières actualités, bref à votre guise !
- vos coordonnées (mail, téléphone et adresse) si le client souhaite vous joindre. Elles figurent sur la carte centrale d'Okolo mais mieux vaut les rappeler).
Lorsque vous recevez une commande qui sera payée à la livraison (chèques/espèces) : COMMANDE REÇUE
La seule différence avec le premier cas évoqué ci-dessus est qu'ici, le client ne vous a pas encore réglé la commande et qu'il le fera au moment de la livraison. Une mention est inscrite en dur pour rappeler le montant du paiement attendu.
Dans ce cas, il est nécessaire de préciser aussi quel(s) moyen(s) de paiement vous acceptez à la livraison (précisez s'il faut prévoir de la monnaie par exemple).
Le modèle de mail est personnalisable et nous vous recommandons d'y insérer plusieurs éléments :
- une estimation du délai de préparation ("votre commande sera prête d'ici deux à trois jours" par exemple) ;
- un rappel de vos modalités de retrait et/ou de livraison (adresses, horaires, appel téléphonique pour prévenir de votre passage, etc.) ;
- un message de remerciement, ou vos dernières actualités, bref à votre guise !
- vos coordonnées (mail, téléphone et adresse) si le client souhaite vous joindre. Elles figurent sur la carte centrale d'Okolo mais mieux vaut les rappeler).
Lorsqu'une commande est prête : COMMANDE PRÊTE
Une fois que vous avez préparé la commande, qu'elle soit livrée ou à retirer dans un point de retrait, les éléments à rappeler sont les suivants :
- un rappel de vos modalités de retrait et/ou de livraison (adresses, horaires, appel téléphonique pour prévenir de votre passage, etc.) ;
- un message de remerciement, ou vos dernières actualités, bref à votre guise !
- vos coordonnées (mail, téléphone et adresse) si le client souhaite vous joindre. Elles figurent sur la carte centrale d'Okolo mais mieux vaut les rappeler.
Voilà, vos mails automatisés sont prêts, il ne reste plus qu'à attendre la première commande !
Lorsqu'une commande est Terminée : COMMANDE TERMINÉE
Une fois que le client a récupéré sa commande, et que vous la passez au statut "Terminée(s)", un mail part en direction du client. C'est l'occasion de le remercier à nouveau !
Lorsqu'une commande est annulée : ANNULATION DE COMMANDE
Si vous ne pouvez pas honorer une commande et quelque soit le motif, un mail sera envoyé lorsque la commande sera mise au statut annulée. Vous pouvez vous excusez auprès du client concerné, lui proposer de vous contacter en cas de problème, etc.
NB : si le client avait réglé la commande en carte bleue via Stripe, vous devrez rembourser le client directement depuis votre compte Stripe.